会议在项目中的作用
1. 沟通提效：会议是项目管理中最重要的沟通渠道之一，它可以帮助项目团队成员了解项目的目标、任务和进展情况。通过会议，项目团队成员可以分享信息、交流想法和解决问题，确保所有人都了解项目的状况和下一步行动。
2. 规划靠谱：规划项目会议必不可少。例如，项目启动会议可以帮助项目团队成员明确项目的目标、范围和预算，以及明确每个人的角色和职责。在这个阶段，项目团队成员可以制定详细的项目计划，并确定下一步的行动。
3. 监控全面：全面监控项目进展需要通过会议来获得关键信息。项目管理人员可以通过会议收集信息、评估项目的状况，并做出必要的调整。如果项目偏离了原定计划，会议可以让项目团队成员讨论解决方案，并提出相应的建议。
4. 决策有据：在项目管理中，会议是一个重要的决策平台。项目管理人员可以通过会议收集不同人的想法和意见，以便做出更好的决策。这对于解决问题和实现项目目标非常重要。
5. 团队建设：用会议促进团队建设。通过会议，项目团队成员可以相互了解，并建立工作关系。会议可以帮助团队成员建立信任和尊重，这对于项目的成功非常重要。
那么，在一个项目管理过程中，应该开哪些会议？今天就为大家整理了项目过程中必开的7大会议，方法、步骤和核心问题。
项目启动会议、技术讨论会议、专家评审会、项目周例会、QA评审会议、项目里程碑汇报会议、项目总结会议。
1、项目启动会议
介绍及规则实例
项目启动会议是项目管理中非常重要的一环，通常在项目启动阶段召开。该会议主要目的是让项目所有利益相关者共同确定项目目标、范围、时间、成本、风险等要素，明确项目的约束条件和目标，同时建立项目管理团队的沟通渠道和协作机制。
会议种类 | 项目管理类会议 |
频率 | 一次性会议 |
议题 | 1、 项目的背景与目标 2、 项目的工作范围 3、 项目管理体系 4、 与会领导对项目进行指示 |
会议负责人 | |
主要参与人 | 项目领导、项目总监、PMO成员、各小组组长、项目核心成员 |
会议准备材料 | 项目启动会PPT材料 |
会议产出物 | 《系统项目启动会报告》 《系统项目启动会会议纪要》 《系统项目工作简报》 |
核心关键
- 项目的目标和范围是什么？
- 项目的时间表和预算是什么？
- 每个团队成员的职责和角色是什么？
- 项目管理计划中包括哪些内容？
- 如何沟通和交流？
2、项目周例会
介绍及规则实例
项目周例会通常每周召开一次，旨在跟踪项目进展情况，分析项目风险和问题，并制定对策。在该会议上，项目团队成员汇报本周工作进展和问题，并商讨下一步行动计划和任务分配。
会议种类 | 项目管理类会议 |
频率 | 每周一次 |
时间 | 每周五下午3点半（如有特殊情况另行通知） |
地点 | |
议题 | 当周项目总体进展情况汇报，各小组工作进度汇报，上周布置任务完成情况，下周详细计划，需上报协调的问题跟进。 |
会议负责人 | |
主要参与人 | PMO成员、各小组组长、项目核心成员（视情况）、关联项目负责人（视情况） |
会议规模 | 为了提升例会效率，建议规模不超过10人 |
会议准备材料 | 周例会汇报PPT，主要内容包括（但不仅限于）如下： 1、 项目组本周总体工作情况 2、 各小组本周工作情况、需协调问题、下周工作详细计划 3、 项目总体问题汇总 4、 项目下周详细工作计划汇总 |
会议产出物 | 《项目周报告》 《周例会会议纪要》 《周例会待跟进工作列表》 |
会后跟进事宜 | 项目经理负责根据会议问题跟进列表，跟进下一周每项事宜完成情况。 |
项目周例会准备工作要充分。项目周例会准备主要工作由项目经理在每周四完成。
详细的工作如下：
1、 每周四，由各小组组长首先提交项目周报。小组工作周报以PPT形式提交。
2、 项目经理负责汇总各小组提交的周报，形成《项目周报告》初稿。
3、 项目经理根据《项目周报告》初稿与各项目小组组长进行当面沟通。沟通内容主要包括：快速检查小组工作进度，针对延期任务分析原因以及应对措施，沟通需要上升协调的重点问题。
4、 项目经理负责编写最终的《项目周报告》。
核心关键
- 上周的项目进展如何？
- 下周的计划和目标是什么？
- 是否存在任何风险和挑战？
- 项目成员之间是否需要协调和沟通？
3、技术讨论会
介绍及规则实例
技术讨论会主要是为了解决项目中的技术问题而召开的会议。在该会议上，项目团队成员可以针对技术方案、技术实现过程中遇到的问题等进行深入的讨论和交流，以达成最优解决方案。
会议种类 | 技术方案类议 |
时间 | 根据实际需要进行技术、业务讨论，工作任务讨论及分配所组织的会议。 |
地点 | |
议题 | 会议议题范围很广，根据讨论的主题确定，一般会包括： 1、 技术专题讨论 2、 工作任务讨论分配 3、 项目资源沟通协调 |
会议负责人 | 项目经理或者组长、技术核心人员 |
主要参与人 | 由会议负责人确定 |
会议准备材料 | 会议讨论主题列表，建议每一项主题有一个负责人负责讲解。 相关技术文档和方案文档。 |
会议产出物 | 《会议纪要》 《问题跟进列表》（可选） |
会后跟进事宜 | 会议负责人制定相关问题跟进的负责人，会有要跟进每项事宜完成情况。 |
核心关键
- 技术方案和实现细节是什么？
- 是否存在技术上的挑战和难点？
- 如何解决技术问题和风险？
- 是否需要调整项目时间表或预算？
4、项目阶段汇报及里程碑汇报会
介绍及规则实例
项目里程碑汇报会议通常在项目重要节点或阶段完成后召开，主要用于总结、回顾并评估项目的完成情况。在该会议上，项目管理团队成员可以讨论项目完成情况、风险和机会，并根据项目当前情况调整项目计划和资源分配。
会议种类 | 项目管理类会议 |
时间 | 每项关键里程碑完成后召开汇报会 |
地点 | |
议题 | 关键里程碑完成情况，取得的项目成果汇报。仍存在的问题和风险讨论 |
会议负责人 | |
主要参与人 | 项目领导、项目总监、PMO成员、各小组组长、项目核心成员（视情况）、关联项目负责人（视情况） |
会议规模 | 建议规模不超过15人 |
会议准备材料 | 《汇报材料》（PPT形式），准备材料内容包括（不仅限于）如下： 1、 项目进展情况 2、 产出物、项目成果汇报 3、 问题和风险点分析 4、 下阶段工作计划安排 5、 需领导协调问题。 |
会议产出物 | 《会议纪要》 《待跟进工作列表》（可选） |
会后跟进事宜 | 如果有待跟进的事宜，或者领导有新的安排，会后形成待跟进工作列表，由项目经理负责跟进。 |
核心关键
- 是否已经完成当前里程碑的目标？
- 是否按照计划和预算实施？
- 是否存在任何风险和挑战？
- 项目的下一个里程碑和计划是什么？
5、专家评审会议
介绍及规则实例
专家评审会是为了获取外部专家意见而召开的会议。该会议通常是在项目设计或实施过程中，由项目组织单位或者政府机构组织专家对项目进行评审，从而提出专业意见和建议，优化项目方案和实施方案。
会议种类 | 质量评审类会议 |
时间 | 由项目经理确定需要专家评审的关键交付物，在这些交付物提交后，由组织项目专家组进行评审 |
地点 | |
议题 | 会议针对项目关键交付物进行评审，一般工作内容包括： 1. 交付物内容汇报 2. 交付物内容讨论和评审 3. 形成评审意见及下一步工作计划 |
会议负责人 | 项目经理、主架构师及技术负责人 |
主要参与人 | 项目领导、项目经理、主架构师及技术负责人、技术核心人员、评审专家 |
会议准备材料 | 事先准备评审会汇报报告 提供相关交付物技术文档和方案文档。 |
会议产出物 | 《专家评审会议报告》 《会议纪要》 《问题跟进列表》（可选） |
会后跟进事宜 | 会议负责人制定相关问题跟进的负责人，会有要跟进每项事宜完成情况。 |
核心关键
- 专家对项目的整体规划和实施有什么建议？
- 项目的可行性和可靠性如何？
- 是否存在安全、法规等方面的问题？
- 项目的质量标准是否合理？
6、QA评审会议
介绍及规则实例
QA评审会议是为了保证项目质量而召开的会议。在该会议上，质量保证团队和项目团队成员共同讨论和审查项目的质量计划、测试计划、测试用例、测试结果等，确保项目质量达到要求。
会议种类 | 质量评审类会议 |
时间 | 按照配置管理计划完成QA审计工作后，根据审计报告召开会议。 |
地点 | |
议题 | QA审计结果讨论，存在问题明确负责人后续跟踪改进。形成改进计划。 |
会议负责人 | |
主要参与人 | PMO成员、各小组组长、项目核心成员（视情况） |
会议规模 | 建议规模不超过10人 |
会议准备材料 | 1、 《QA审计报告》（Excel形式） 2、 过程改进建议 |
会议产出物 | 《会议纪要》 《待跟进工作列表》 |
会后跟进事宜 | 会议上明确每项过程改进建议的负责人，项目经理和QA负责跟进审计报告的改进建议落实情况。改进情况通过每周例会中汇报情况。 |
核心关键
- 项目的质量标准和测试计划是什么？
- 是否存在任何缺陷和问题？
- 如何优化和改进质量保障流程？
- 测试工具和方法是否适用于当前项目？
7、项目总结会
介绍及规则实例
项目总结会议通常在项目结束之后召开，目的是回顾项目的整个生命周期，总结项目的成功之处以及遇到的挑战和问题，并寻找改进的机会。在这个会议上，项目团队成员可以分享他们的经验教训，以及对未来类似项目的建议和建议。此外，还应该讨论项目的成本效益和利润，以及客户满意度等指标。
会议种类 | 项目管理类会议 |
频率 | 一次性会议 |
议题 | 1、 项目工作总结汇报 2、 经验总结 3、 与会领导指示发言 4、 领导宣布项目结项 |
会议负责人 | |
主要参与人 | 项目领导、项目总监、PMO成员、各小组组长、项目核心成员 |
会议准备材料 | 项目总结会议PPT材料 |
会议产出物 | 《系统总结会议报告》 《系统项目总结会议纪要》 《系统项目工作简报》 |
核心关键
- 项目的最终成果和业务价值是什么？
- 是否达到了项目目标和质量标准？
- 项目中的成功经验和教训是什么？
- 如何优化和改进项目管理流程？